Как интегрироваться в мероприятия

Как интегрироваться в мероприятия?

Участие в мероприятиях — важная часть работы диджитальщиков. Конференции, форумы, митапы, фестивали. Какой бы формат ни планировался, важно заранее продумать, как получить максимум результата — независимо от того, идёте вы как гость или интегрируете компанию в программу и активности. И тут возникает логичный вопрос – а что именно надо продумать? Разбираем с Ксенией Ветровой, директором по коммуникациям и PR Kokoc Group, членом жюри Блока Е – начнем с интеграции.  
 

1. Точно ли нам это нужно?

Ещё до детального планирования задайте себе три вопроса:

Достаточно ли на мероприятии вашей целевой аудитории (есть ли она вообще)?
Соответствует ли повестка деловой программы тому, чем вы занимаетесь (если она предусмотрена)?
Сможете ли вы адекватно встроиться со своими сообщениями в повестку, концепт и аудиторию?

Если большая часть ответов «да» — идём дальше.

2. В каком формате интегрироваться? 

Варианты:
Деловая программа(выступление)
Стенд
Спецпроект
Объединение нескольких форматов

Решение зависит от двух вещей: какие ресурсы и какую цель вы преследуете.

Если цель — лидогенерация, нужны соответствующие механики. Чаще всего это стенд или спецпроект.

Если цель — донести экспертизу, показать кейсы, результаты исследований — выступление.

Важно: «голое» выступление или «голый» стенд могут сработать недостаточно хорошо. Их нужно усиливать. Лучше всего работает комплексная интеграция: выступление + стенд, или спецпроект + стенд, или спецпроект + выступление.

3. Концепция: что такое «хорошо» и пример

Когда определились с целями и форматами (то есть ответили на вопрос «зачем?»), приступайте к сборке общего плана. Важно,чтобы концепция интеграции основывалась на идее, которая точно связана с вашей компанией.

Пример. Когда мы ставили стенд на Performance-форуме, мы объединили performance-дивизион и growth-центр Kokoc Group. На одной точке мы хотели показать экспертизу в ключевом направлении и одновременно сделать отсылку к фокусу на рост и развитие — компании, рынка, индустрии.

Для этого мы сделали одну часть стенда полностью информационной: с важными посылами, демонстрационным экраном и нужными сообщениями. А на второй стороне организовали фотозону, где все стены были в зелени (как символ роста) и неоновой подсветке (как отсылка к будущему).

Результат: более 200 контактов. Скорость открытия бота и переходов по ссылкам после отправки фотографий была самой высокой за всю историю использования телеграм-ботов в компании.

Любая инициатива должна иметь под собой идею. Не просто ставим стол и разыгрываем десяток айфонов. Собираем историю, в которой объясняем, как пользу получают все стороны: вы, гости, коллеги, партнёры.

4. Стенд как точка притяжения

Нельзя поставить просто коробку с человеком внутри. Вероятнее всего, никто не подойдёт.

Стенд — это точка притяжения. И в этой точке должно что-то происходить. Дайте людям возможность что-то поделать, потрогать, посмотреть, поиграть, пообщаться, что-то получить.

Важно: на стенде должны быть яркие и харизматичные продавцы. Именно от них зависит качество и количество лидов.

5. Как собирать контакты

Просто так поговорить и оставить контакт мало кто хочет. Тем более в диджитале, где мы привыкли к самым разнообразным механикам и трижды подумаем, прежде чем оставить свой телефон.

Нужны мотивирующие предложения:

Розыгрыши. Особенно Apple-техника — люди с удовольствием оставляют контакты.
Обмен на кофе, воду, печенье, десерты, мерч.
Фотосессия на стенде.
Фотозона с фотографом, кадры потом можно получить, например, через бота, предварительно оставив контакты. Плюс: гости делятся фотографиями в сетях, ваши логотипы попадают на снимки — вы получаете дополнительный охват.

6. Выступление

Подготовка — золото. Недостаточно просто выйти и прочитать слайды.

Лучшие спикеры — яркие и харизматичные ораторы.
Если спикер не самый опытный, настаивайте на живых подготовительных прогонах, записи на видео и обратной связи. Прогоны помогают понять, где спикер спотыкается, каких цифр не хватает, где поменять логику, попадаете ли в тайминг.

Организаторы всегда рады подготовленным выступлениям и с радостью приглашают выступить снова.

7. Что со спецпроектами

Спецпроектом может быть всё что угодно вне общих выступлений и стендов:

Исследования
Активации на регистрации
Дополнительные съёмки на площадке
Совместный контент с организатором (интервью, дайджест, гайд) Отдельные потоки контента
Брендирование зон питания или афтапати
Обеспечение вечеринки костюмами или другим реквизитом

8. Если бюджет маленький

Пример: бюджет ограничен 50 тысячами рублей.

Алгоритм такой. Решите, насколько целесообразно вам участвовать в мероприятии. Что именно на имеющиеся деньги вы сможете организовать.

Если на 50 тысяч вы не можете сделать качественную интеграцию — лучше потратить их на билеты для сейлзов, чтобы они поработали в полях живыми людьми.

Всегда просчитывайте, насколько эффективную интеграцию вы сможете сделать с учётом имеющихся ресурсов. Если ничего хорошего сделать не получается — абы как делать не стоит. Переплачивать тоже не стоит, если есть возможность и целесообразно где-то оптимизировать бюджет.

9. После мероприятия: ретро-встреча

Обязательно после каждого мероприятия проводите ретро-встречу, чтобы разобрать:

Что было хорошо
Что можно улучшить в будущем

Зафиксируйте недочёты, учтите форс-мажоры, обсудите, что и как можно сделать качественнее.

Именно такие разборы помогают с каждым разом находить всё более интересные решения и увеличивать эффективность интеграции.

10. Метрики эффективности

Измерять результат нужно.

Основные варианты:

Количество и качество лидов
Количество назначенных встреч
Охваты и количество упоминаний в сети

Простой расчёт для лидогенерации:

Затраты на интеграцию ÷ стоимость привлечения лида = целевая цифра

Для встреч формула та же, надо только адаптировать.

Собственные метрики тоже возможны. Они зависят от целей интеграции в конкретное мероприятие.